Under vissa förutsättningar finns rätt att göra avdrag för representationskostnader i inkomstdeklarationen. En förutsättning för avdragsrätt är att kostnaderna måste ha ett omedelbart samband med den verksamhet som bedrivs. Exempel på när så kan vara fallet är då representationen utgör personalvård (intern representation) eller då representationen är en naturlig del av en affärsförhandling eller marknadsföringskampanj (extern representation).
Reglerna är olika beroende på om verksamheten som vill göra avdraget är momsregistrerad eller ej. Om ett företag inte är momsregistrerat får avdrag göras för hela kostnaden plus den moms som belöper på utgiften. Är företaget momsregistrerat får avdrag i inkomstdeklarationen enbart göras för beloppet exklusive moms. Avdraget för moms får i stället göras i momsdeklarationen.
Förutsättningen för att en kostnad ska vara avdragsgill är som ovan nämnts att kostnaden har ett
omedelbart samband med verksamheten. Exempel på avdragsgilla kostnader är kostnader för
personalfester, konferenser, kick-offs, idrottsevenemang, teaterbiljetter, konsertbiljetter och
liknande, allt under förutsättningen att representationen sker i syfte att främja verksamheten.
I många fall har dock Skatteverket dessutom satt upp begränsningar eller schabloner för hur
stort avdrag som får göras.
Avdrag för personalfester får göras maximalt två gånger per år.
Konferenskostnader är enbart avdragsgilla om det finns ett program som omfattar minst sex timmar
per dag.
Det maximala beloppet för avdrag är normalt 180 kr per person plus moms. Detta avdrag är för
extra aktiviteter så som teaterbiljetter och liknande. Det gäller även vid kringkostnader så som
hyra av bord och stolar till en fest
Utgifter för förfriskningar och enklare förtäring, t ex fika, av mindre värde är avdragsgilla
med högst 60 kr plus moms per person och tillfälle.
En representation som enbart innehåller föräring av alkohol medför inte någon rätt att göra
något avdrag i intäktsdeklarationen, dock medges avdrag för momskostnaden på ett
underlag upp till 300 kr per person.
För representationsmåltider (frukost, lunch och middag) medges numera (från 2017) inte heller
något avdrag i inkomstdeklarationen. Om en representation innefattar både
en måltid och en sidoaktivitet till exempel konsert, måste måltidskostnaden brytas ut och
hanteras som en icke avdragsgill kostnad. Däremot har man rätt att göra
avdrag för momskostnaden även för måltiden. Det maximala momsavdraget är momsen på en
måltidskostnad om 300 kr per person, dvs 36 kr (12 % moms på 300 kr) per person.
Om måltiden består av både mat och alkoholhaltig dryck och kostar minst 300 kr per person kan
man välja att göra momsavdrag med ett schablonbelopp om 46 kr per person
(då momssatsen för alkohol är högre än momssatsen för maten).